Hinweis
Für den Zugriff auf diese Seite ist eine Autorisierung erforderlich. Sie können versuchen, sich anzumelden oder das Verzeichnis zu wechseln.
Für den Zugriff auf diese Seite ist eine Autorisierung erforderlich. Sie können versuchen, das Verzeichnis zu wechseln.
Sie können Ihre Projekte mithilfe von zwei Methoden verwalten und steuern: Projektprognosen und Projektbudgets.
Verwenden Sie die Projektprognose, wenn Ihre Organisation eine operative Perspektive hat und sich auf Einnahmen und Kosten konzentriert, die aus bestimmten Transaktionen stammen. Verwenden Sie die Projektbudgetierung, wenn sich die Organisation eher auf Finanzbeträge konzentriert.
Sowohl für Projektplanungen als auch für Projektbudgets werden Planzahlenmodelle verwendet, die die voraussichtlichen Buchungsbeträge enthalten.
Jede Methode hat ihre Vorteile. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, bevor Sie eine Methode für Ihre Organisation auswählen.
| Zuordnungsmethode | Projekt-Prognose | Budgetierung von Projekten |
|---|---|---|
| Zeitraumzuteilung | Sie können nicht explizit Transaktion über einen Finanzzeitraum zuweisen. Stattdessen basieren die Planung und Planungssteuerung auf der Lebensdauer des Projekts. Da Planungen auf einem bestimmten Datum basieren, müssen Sie die Periode vom Datum ableiten. | Sie können Buchungen über das gesamte Projekt oder einen Finanzzeitraum verteilen. Beim Verteilen von Planzahlen über einen Zeitraum, können nicht verbrauchte Beträge auf das nächste Geschäftsjahr vorgetragen werden. |
| Anzeigen von Buchungen | In den Planungsformularen können Transaktionen angezeigt werden, in denen die Planungen des gesamten Unternehmens und für alle Projekte unabhängig von der Hierarchie dargestellt werden. Zum Anzeigen eines bestimmten Projekts müssen die Daten gefiltert werden. | Sie können Budgetbuchungen für eine einzelne Projekthierarchie anzeigen. Sie sehen somit die Buchungsdetails für ein übergeordnetes Projekt oder dessen untergeordnete Projekte. |
| Buchungsvariablen | Planungsbuchungen können unter Verwendung aller Attribute eingegeben werden, die für eine tatsächliche Buchung vorhanden sind. Dieses Attribut ermöglicht eine größere Detailgenauigkeit in der Prognose. So können z. B. Details für Mengen, Arbeitskräfte, Artikel oder Positionseigenschaften eingegeben werden. | Budgetdetails können nur mit Beträgen, Kategorien und Aktivitäten eingegeben werden. |
| Sicherheit | Die Planung basiert auf der Eingabe von Buchungen in Planungsformulare und umfasst keine prozessgesteuerten Mechanismen. Jede Arbeitskraft mit Berechtigungen für ein Planungsformular kann ohne Genehmigung Informationen überarbeiten. | Für die Budgetierung wird ein Workflowsystem verwendet, das die Änderungsverwaltung und das Aufzeichnen einer Überarbeitungshistorie ermöglicht. |
| Eintragstypen | Die Einträge von Planungsbuchungen basieren auf der Anzahl von Einheiten, dem Einstandspreis und dem Preis pro Verkaufseinheit. | Budgetdetails basieren auf Beträgen, die zwischen Kosten und Umsatzerlösen aufgeteilt werden. |
| Planzahlenmodelle | Da jede Planung einem Modell zugeordnet werden muss, können mehrere Planzahlenmodelle erstellt und auch Teilmodelle eingerichtet werden. | Bei der Projektbudgetierung sind die Planzahlenmodelle begrenzt, die für die Budgetierung verwendet werden. Weniger Planzahlenmodelle können zu einheitlicheren Prognosen beitragen. |
| Kostenüberschreitungen | Sie können nur die Eingabe von Transaktionen zulassen oder verbieten, die einen Kostenüberlauf verursachen. | Die Projektbudgetierung bietet den Benutzern zusätzliche Steueroptionen. Warnungen und Überschreitungen können zugelassen werden. |
| Steuerung | Die Steuerung der Planung erfolgt mithilfe der Planungsverringerung. Tatsächliche Beträge werden ohne Audit-Trail von den Planungsbuchungssalden abgezogen. Dieser Mangel an Überwachungspfaden kann es schwieriger machen, zu verfolgen, wo die tatsächlichen Transaktionen aufgetreten sind. | Bei der Projektbudgetsteuerung werden die tatsächlichen Beträge von den Beträgen im Restbudget abgezogen. Diese Subtraktion ermöglicht einen klareren Überwachungspfad. |
Projektplanungen
Wenn Sie die Projektprognose verwenden, geben Sie Prognosetransaktionen in Prognoseformulare für jeden Transaktionstyp ein. Jedes Attribut, das für eine tatsächliche Transaktion verfügbar ist, steht auch für eine Prognosetransaktion zur Verfügung. Sie können z. B. Linienrentabilität, Linienattribute, Mitarbeiter oder Beschreibungen verwenden. Sie können auch berechnen, wann angefallene Kosten dem Debitor in Rechnung gestellt werden sollen.
Projektplanungsbuchungen basieren auf Einheiten und Beträgen.
Jede Projektplanung muss einem Planzahlenmodell zugeordnet sein. Wenn Sie eine Prognosetransaktion eingeben, schlägt das System automatisch ein Prognosemodell vor. Das Planzahlenmodell fungiert als Container für die Planungsbuchungen.
Sie können Planzahlenmodelle als Teilmodelle für ein Modell festlegen. Mit diesem Design können Sie eine Prognose nach Region, Zeitraum oder Abteilung ausführen. Sie können die Prognosetransaktionen in einem Modell kopieren, um ein neues Modell zu erstellen. Sie können die Transaktionen auch in das Hauptbuch übertragen. Da es eine 1:1-Beziehung zwischen einer Prognose und einem Modell gibt, besteht jedes Prognosemodell aus einem separaten Budget für ein Projekt.
In Planzahlenmodellen kann eine Planungsverringerung als Kontrollmechanismus für Projekte verwendet werden. Bei einer Planungsverringerung werden Planungsbuchungssalden durch Istbuchungen verringert. Da eine Planungsverringerung jedoch auf das oberste Projekt in der Hierarchie angewendet wird, ist der Einblick in Planungsänderungen eingeschränkt. Ist beispielsweise eine Arbeitskraft einem Unterprojekt zugeordnet, werden die tatsächlichen Buchungen für die Arbeitskraft im übergeordneten Projekt gebucht. Diese Einschränkung kann es schwierig machen, Änderungen nachzuverfolgen, da Sie nicht einfach bestimmen können, in welcher Transaktion, in welcher Teilprojekt eine Reduzierung auf den Prognosebetrag verursacht wurde. Daher wird empfohlen, eine Kopie des Planzahlenmodells zu erstellen, das von der Planungsverringerung verwendet wird. Sie können dann Berichte verwenden, um anzuzeigen, welches die ursprüngliche Planung war.
Sie können Projektplanungen überarbeiten, kopieren, löschen oder in ein Hauptbuchbudget übertragen. Es gibt jedoch keine Prozesskontrolle. Jede Arbeitskraft mit der Berechtigung für ein Planungsformular kann ohne Überprüfung Bearbeitungen vornehmen.
- Überarbeiten – Sie können Planungsbuchungen in denselben Formularen überarbeiten, in denen die ursprünglichen Buchungen vorgenommen wurden.
- Kopieren oder löschen – Beim Kopieren von Planungsbuchungen werden die Buchungspositionen eines Planzahlenmodells in ein anderes Planzahlenmodell kopiert. Beim Löschen einer Planung werden die Planungsbuchungen aus einem Planzahlenmodell gelöscht. Wählen Sie bestimmte Buchungsarten und Datumsangaben aus, um die zu kopierenden oder zu löschenden Planungsbuchungen einzuschränken. Auf diese Weise können Sie nur bestimmte Teile einer Planung kopieren oder löschen.
- Übertragen – Beim Übertragen einer Projektplanung in ein Hauptbuchbudget werden die Planungsbuchungen eines Planzahlenmodells in ein Hauptbuchbudget übertragen. Sie können jede zuvor übertragene Buchungen in dem Hauptbuchbudget überschreiben, in das Sie die Projektplanung übertragen haben.
Projektbudgets
Die Projektbudgetierung ist trotz der Integration in Planzahlenmodelle eine einfachere Methode als die Planung. Für die Details des ursprünglichen Budgets und für Überarbeitungen wird nur ein Eingabeformular verwendet. Zudem können Projektionen allein anhand des Betrags, der Kategorie oder der Aktivität vorgenommen werden.
In der Projektbudgetierung müssen Sie alle ursprünglichen Budgets und Überarbeitungen an einen Projekt-Workflow zur Genehmigung senden. Der Workflow ermöglicht eine bessere Steuerung des Prozesses und erstellt einen Änderungshistoriendatensatz.
Die Projektbudgetierung ist mit der Budgetfunktion des Hauptbuchs vergleichbar, kann jedoch schneller und einfacher eingerichtet werden. Viele der Optionen in der Hauptbuchbudgetierung, z. B. Zahlensequenzen oder Währungen, erfordern keine separate Einrichtung für Projekte.
Projektbudgets werden automatisch zwei Planzahlenmodellen zugeordnet, eines für das ursprüngliche Budget und eines für das Restbudget. Dies ermöglicht die Verwendung von Budgetdaten für Berichte, die auf Planzahlenmodellen basieren. Wenn Sie ein Projektbudget übernehmen, erstellt das System Prognosetransaktionen basierend auf den zugehörigen Modellen, die für Berichterstellungs- und Kontrollzwecke verwendet werden.
Planzahlenmodelle
Planzahlenmodelle bestehen aus einer Einzelebenen-Hierarchie. Diese Struktur bedeutet, dass eine Projektprognose eine Verbindung mit einem Prognosemodell herstellen muss.
Wenn Sie die Projektprognose verwenden, können Sie Modelle als Untermodelle identifizieren. So können Sie Planungen nach Abteilung, Zeitperiode oder Region erstellen. Es ist z. B. möglich, ein Planzahlenmodell für ein Jahr und anschließend Teilmodelle für die Regionalplanungen "Nordosten", "Südosten", "Nordwesten" und "Südwesten" zu erstellen, die von den Regionsleitern übermittelt werden. Sie können in verfügbaren Berichten unterschiedliche Optionen auswählen, sodass Informationen nach der Gesamtplanung oder nach Teilmodellen angezeigt werden können.