Preparar procesos y datos

Antes de poder utilizar la capacidad de minería de procesos en Power Automate de forma eficaz, debe conocer lo siguiente:

• Requisitos de datos.
• Dónde obtener los datos de registro de su aplicación.
• Cómo conectarse a un origen de datos.

Aquí hay un breve vídeo sobre cómo cargar datos para usar la capacidad de minería de procesos:

Requisitos de datos

Los registros de eventos y los registros de actividades son tablas almacenadas en el sistema de registro que documentan cuando tiene lugar un evento o una actividad. Por ejemplo, las actividades que realiza en su aplicación de administración de relaciones con el cliente (CRM) se guardan como un registro de evento en su aplicación CRM. Para que la minería de procesos analice el registro de eventos, son necesarios los siguientes campos:

• Id. de caso

  El ID de caso debe representar una instancia de su proceso y, a menudo, es el objeto sobre el que actúa el proceso. Puede ser una "identificación de paciente" para un proceso de registro de pacientes hospitalizados, una "identificación de pedido" para un proceso de envío de pedidos o una "identificación de solicitud" para un proceso de aprobación. Este ID debe estar presente para todas las actividades en el registro.

• Nombre de actividad

  Las actividades son los pasos de su proceso y los nombres de las actividades describen cada paso. En un proceso de aprobación habitual, los nombres de actividades pueden ser "Enviar solicitud", "Solicitud aprobada", "Solicitud rechazada" y "Revisar solicitud".

• Marca de tiempo de inicio y marca de tiempo de finalización

  Las marcas de tiempo indican la hora exacta en que tuvo lugar un evento o actividad. Los registros de eventos solo tienen una marca de tiempo. Esta marca de tiempo indica la hora en que se produjo un evento o actividad en el sistema. Los registros de actividad tienen dos marcas de tiempo: una marca de tiempo de inicio y una marca de tiempo de finalización. Estas marcas de tiempo indican el inicio y el final de cada evento o actividad.

  También puede ampliar su análisis ingiriendo tipos de atributos opcionales:

  • Recurso

    Un recurso humano o técnico que ejecuta un evento específico.

  • Atributo de nivel de evento

    Atributo analítico que tiene un valor diferente para cada evento, como el departamento que realiza la actividad.

  • Atributo de nivel de caso (primer evento)

    Atributo analítico que tiene un valor único por caso, como la cantidad de una factura en USD. Sin embargo, el registro de eventos que ingiere no necesita tener el mismo valor para todos los eventos en el caso. Es posible que no sea posible garantizar la coherencia al usar la actualización incremental de datos. Power Automate Process Mining ingiere los datos tal cual, almacenando todos los valores proporcionados en el registro de eventos, pero utiliza un mecanismo de interpretación de atributos a nivel de caso para trabajar con los atributos a nivel de caso.

    Es decir, siempre que el atributo se use para una función específica que requiera valores de nivel de evento, como el filtrado de nivel de evento, el producto usa los valores de nivel de evento. Siempre que se necesite un valor de nivel de caso, como para un filtro de nivel de caso o un análisis de causa principal, usa el valor interpretado, que se toma del primer evento cronológico en el caso.

• Atributo de nivel de caso (último evento)

  Lo mismo que el atributo de nivel de caso (primer evento), pero cuando se interpreta a nivel de caso, el valor se toma del último evento cronológico del caso.

• Finanzas por evento

  Costo fijo, ingresos o valor numérico que cambia para cada actividad realizada, como los costos de servicio de mensajería. El valor financiero se calcula como una suma, media, mínima o máxima de los valores financieros de cada evento.

• Actividades financieras por caso (primer evento)

  Atributo analítico que tiene un valor único por caso, como la cantidad de una factura en USD. Sin embargo, no es necesario que el registro de eventos que se ingiere tenga el mismo valor para todos los eventos de un caso. Es posible que no sea posible garantizar la coherencia al usar la actualización incremental de datos. Power Automate Process Mining ingiere los datos tal como están, almacenando todos los valores proporcionados en el registro de eventos, pero utiliza un mecanismo de interpretación de atributos a nivel de caso para trabajar con los atributos a nivel de caso.

  Es decir, siempre que el atributo se use para una función específica que requiera valores de nivel de evento, como el filtrado de nivel de evento, el producto usa los valores de nivel de evento. Siempre que se necesite un valor de nivel de caso, como para un filtro de nivel de caso o un análisis de causa principal, usa el valor interpretado, que se toma del primer evento cronológico en el caso.

• Actividades financieras por caso (último evento)

  Lo mismo que el atributo de Actividades financieras por caso (primer evento), pero cuando se interpreta a nivel de caso, el valor se toma del último evento cronológico del caso.

Dónde obtener los datos de registro de su aplicación

La capacidad de minería de procesos necesita datos de registro de eventos para realizar la minería de procesos. Aunque muchas tablas de la base de datos de la aplicación contienen el estado actual de los datos, es posible que no contengan un registro histórico de los eventos que se produjeron, que es el formato de registro de eventos necesario. Afortunadamente, en muchas aplicaciones más grandes, este registro histórico o registro a menudo se almacena en una tabla específica. Por ejemplo, muchas aplicaciones Dynamics mantienen este registro en la tabla Activities. Otras aplicaciones, como SAP o Salesforce, tienen conceptos similares, pero el nombre puede ser diferente.

En estas tablas que registran registros históricos, la estructura de datos puede ser compleja. Es posible que deba unir la tabla de registro con otras tablas en la base de datos de la aplicación para obtener ID o nombres específicos. Además, no se registran todos los eventos que le interesan. Es posible que tenga que determinar qué eventos se deben mantener o filtrar. Si necesita ayuda, póngase en contacto con el equipo de TI que administra esta aplicación para comprender más.

Conectarse a un origen de datos

El beneficio de conectarse a una base de datos directamente es mantener el informe de procesos actualizado con los datos más recientes de origen de datos.

Power Query admite una gran variedad de conectores que proporcionan una forma para que la capacidad de minería de procesos se conecte e importe datos del origen de datos correspondiente. Los conectores comunes incluyen Texto/CSV, Microsoft Dataverse y base de datos de SQL Server. Si está utilizando una aplicación como SAP o Salesforce, es posible que pueda conectarse a esas fuentes de datos directamente a través de sus conectores. Para obtener información sobre los conectores admitidos y cómo usarlos, consulte Conectores en Power Query.

Pruebe la funcionalidad de minería de datos de procesos con el conector Text/CSV

Una manera sencilla de probar la funcionalidad de minería de datos de procesos, independientemente de dónde se encuentre el origen de datos, es usar el conector Text/CSV. Es posible que deba trabajar con el administrador de su base de datos para exportar una pequeña muestra del registro de eventos como un archivo CSV. Cuando tenga el archivo CSV, impórtelo en la funcionalidad de minería de datos mediante los pasos siguientes en la pantalla de selección del origen de datos.

1. En la página principal de minería de procesos, seleccione Empezar aquí para crear un proceso.

2. Escriba un nombre de proceso y seleccione Crear.

3. En la pantalla Elegir origen de datos, seleccione Todas las categorías>Texto/CSV.

4. Seleccione Examinar OneDrive. Es posible que deba autenticarse.

   

5. Suba su registro de eventos seleccionando el icono Cargar en la parte superior derecha y luego eligiendo Archivos.

   

6. Cargue su registro de eventos, seleccione su archivo de la lista y luego seleccione Abrir para usar ese archivo.

Usar el conector de Dataflow

Microsoft Power Platform no admite el conector de flujo de datos. No se puede usar el flujo de datos existente como origen de datos para la minería de procesos de Power Automate.

Usar el conector de Dataverse

Microsoft Power Platform no admite el conector de Dataverse. Conéctese a él mediante el conector de OData, que requiere algunos pasos más.

1. Asegúrese de que tiene acceso al entorno de Dataverse.

2. Obtenga la dirección URL del entorno de Dataverse al que desea conectarse. Normalmente se ve así:

   

   Para obtener información sobre cómo encontrar la dirección URL, consulte Búsqueda de la dirección URL del entorno de Dataverse.

3. En Power Query: elija orígenes de datos, seleccione OData.

4. En el cuadro de texto de la URL, escriba api/data/v9.2 al final de la URL para que se vea así:

   

5. En Credenciales de conexión, seleccione Cuenta de organización en el campo Tipo de autenticación.

6. Seleccione Iniciar sesión e introduzca sus credenciales.

7. Seleccione Siguiente.

8. Ampliar la carpeta OData. Verá todas las tablas de Dataverse en ese entorno. Por ejemplo, la tabla Activities se denomina activitypointers.

9. Seleccione la casilla de verificación junto a la tabla que desea importar y luego seleccione Siguiente.