Previsioni e budget di progetto

È possibile gestire e controllare i progetti usando due metodi: previsioni di progetto e budget di progetto.

Usare la previsione del progetto se l'organizzazione ha una prospettiva operativa e se si concentra sui ricavi e sui costi provenienti da transazioni specifiche. Utilizzare l'impostazione del budget se l'organizzazione è incentrata maggiormente sugli importi finanziari.

Sia le previsioni di progetto che i budget di progetto utilizzano modelli previsionali per includere gli importi delle transazioni previste.

Ciascun metodo ha i relativi vantaggi. Considerare i punti seguenti prima di selezionare un metodo per l'organizzazione.

Metodo di allocazione Previsione del progetto Budgeting del progetto
Allocazione periodo Non è possibile allocare in modo esplicito le transazioni in un periodo fiscale. La previsione e il relativo controllo si basano invece sulla durata del progetto. Poiché le previsioni si basano su una data specifica, è necessario derivare il periodo dalla data. Non è possibile allocare le transazioni nell'intero progetto o in un periodo fiscale. Se si esegue l'allocazione in un periodo, è possibile riportare nel periodo fiscale successivo gli importi inutilizzati.
Visualizzazione di transazioni Le transazioni possono essere visualizzate nei moduli previsionali, in cui vengono mostrate le previsioni per l'intera società per tutti i progetti, indipendentemente dalla gerarchia. Per focalizzare l'attenzione su un determinato progetto, è necessario filtrare i dati. È possibile visualizzare le transazioni a budget per una singola gerarchia di progetto. È pertanto possibile visualizzare i dettagli relativi alla transazione per un progetto principale o per i relativi sottoprogetti.
Variabili di transazione Quando si immettono le transazioni previsionali, è possibile utilizzare ogni attributo esistente per una transazione effettiva. Questo attributo consente un maggior dettaglio nella previsione. Ad esempio, è possibile immettere i dettagli relativi a quantità, lavoratori, articoli o proprietà riga. Quando si immettono i dettagli relativi al budget, è possibile utilizzare solo importi, categorie e attività.
sicurezza Le previsioni si basano sulle transazioni immesse nei moduli previsionali e non prevedono un meccanismo di controllo dei processi. Qualsiasi lavoratore con autorizzazioni per un modulo previsionale può effettuare revisioni delle informazioni senza necessità di approvazione. L'impostazione del budget utilizza il sistema per la gestione del flusso di lavoro, che consente di gestire le modifiche e di mantenere uno storico delle revisioni.
Tipi di voce Le voci delle transazioni previsionali si basano sul numero di unità e sui prezzi di costo e di unità di vendita. I dettagli relativi al budget si basano sugli importi, che vengono suddivisi tra costi e ricavi.
Modelli previsionali Poiché è necessario associare ogni previsione a un modello, è possibile creare più modelli previsionali e impostare dei sottomodelli. L'impostazione del budget di progetto impone dei limiti per i modelli previsionali utilizzati per il budget. Un numero limitato di modelli previsionali consente di aumentare la coerenza delle proiezioni.
Sovraccarichi di costo È possibile consentire o impedire solo l'immissione di transazioni che causano un sovraccarico del costo. L'impostazione del budget di progetto rende disponibili opzioni aggiuntive di controllo per gli utenti. È possibile consentire avvisi e sovraccarichi di costo.
Controllo Il controllo previsionale viene eseguito tramite la riduzione previsionale. Gli importi effettivi vengono sottratti dai saldi delle transazioni previsionali senza audit trail. Questa mancanza di audit trail può rendere più difficile tracciare dove si sono verificate le transazioni effettive. Nel controllo del budget di progetto, gli importi effettivi vengono sottratti agli importi del budget residuo. Questa sottrazione consente un audit trail più chiaro.

Previsioni progetto

Quando si usa la previsione del progetto, immettere le transazioni di previsione nei moduli di previsione per ogni tipo di transazione. Ogni attributo disponibile per una transazione effettiva è disponibile anche per una transazione di previsione. Ad esempio, è possibile utilizzare la redditività di linea, gli attributi di linea, i lavoratori o le descrizioni. È inoltre possibile prevedere quanto tempo dopo aver sostenuto un costo verrà emessa la fattura a un cliente.

Le transazioni relative alle previsioni di progetto si basano su unità e importi.

È necessario associare ogni previsione di progetto a un modello previsionale. Quando si immette una transazione di previsione, il sistema suggerisce automaticamente un modello di previsione. Il modello previsionale agisce come contenitore per le transazioni previsionali.

È possibile definire i modelli previsionali come sottomodelli di un modello. Questa progettazione consente di prevedere in base all'area, al periodo di tempo o al reparto. È possibile copiare le transazioni di previsione in un modello per creare un nuovo modello. È anche possibile trasferire le transazioni al libro mastro generale. Poiché esiste una relazione uno-a-uno tra una previsione e un modello, ogni modello di previsione costituisce un budget separato per un progetto.

I modelli previsionali possono utilizzare la riduzione di previsione come meccanismo di controllo per i progetti. Con la riduzione di previsione, le transazioni effettive riducono i saldi delle transazioni previsionali. Tuttavia, poiché la riduzione di previsione viene applicata al progetto più alto nella gerarchia, viene fornita una visibilità limitata delle modifiche nella previsione. Ad esempio, se un lavoratore è associato a un sottoprogetto, le transazioni effettive per il lavoratore vengono registrate nel progetto principale. Questa limitazione può rendere difficile tenere traccia delle modifiche, perché non è possibile determinare facilmente quale transazione in quale sottoprogetto ha causato una riduzione dell'importo della previsione. Di conseguenza, è una buona idea creare una copia di un modello previsionale per la riduzione di previsioni da utilizzare. È quindi possibile utilizzare i report per visualizzare gli elementi previsti in origine.

Le previsioni di progetto possono essere riviste, copiate, eliminate oppure trasferite a un budget di contabilità generale. Tuttavia, non esiste alcun controllo del processo. Qualsiasi lavoratore con autorizzazione per un modulo di previsione può effettuare revisioni senza ulteriore verifica.

  • Rivedi: consente di effettuare la revisione di una transazione previsionale negli stessi moduli in cui erano state create le voci originali.
  • Copia o elimina: quando si copiano transazioni previsionali, vengono copiate le righe di transazione di un modello previsionale in un altro modello previsionale. Quando si eliminano previsioni, vengono eliminate le transazioni previsionali da un modello previsionale. Per limitare le transazioni previsionali copiate o eliminate, selezionare i tipi di transazione e le date specifici. Ciò consente di copiare o eliminare solo parti specifiche di una previsione.
  • Trasferisci: quando si trasferisce una previsione di progetto a un budget di contabilità generale, vengono trasferite le transazioni previsionali di un modello previsionale a un budget di contabilità generale. È possibile sovrascrivere tutte le transazioni trasferite in precedenza nel budget di contabilità generale nel quale si trasferisce la previsione di progetto in uso.

Budget progetto

Sebbene si integri con modelli previsionali, l'impostazione del budget di progetto è un metodo più semplice rispetto alla previsione poiché viene utilizzato un singolo modulo di immissione per i dettagli relativi al budget originali e per le revisioni ed è possibile effettuare previsioni basate solo su importo, categoria o attività.

Nella stesura del budget di progetto, è necessario inviare tutti i budget e le revisioni originali a un flusso di lavoro del progetto per l'approvazione. I flussi di lavoro consentono un controllo maggiore sul processo e creano un record di storico modifiche.

L'attività di budget di progetto è simile a quella di budget per la contabilità generale ma è più facile e semplice da impostare. Molte delle opzioni di budget della contabilità generale, ad esempio sequenze di numeri o la valuta, non richiedono una configurazione separata per i progetti.

I budget di progetto vengono associati automaticamente con due modelli previsionali, uno per il budget originale e uno per quello residuo. In questo modo i report basati su modelli previsionali possono utilizzare i dati di budget. Quando si conferma un budget di progetto, il sistema crea operazioni previsionali basate sui modelli associati, che vengono utilizzate per il reporting e il controllo.

Modelli previsionali

I modelli previsionali dispongono di una gerarchia a un solo livello. Questa struttura significa che una previsione di progetto deve collegarsi a un modello di previsione.

Quando si utilizza la previsione dei progetti, è possibile identificare i modelli come sottomodelli. In questo modo è possibile creare previsioni per reparto, periodo di tempo o area. Ad esempio, è possibile creare un modello previsionale per un anno e quindi creare sottomodelli per le previsioni relative alle aree del Nordest, Sudest, Sudovest e Nordovest inviate su base regionale. Scegliendo opzioni diverse nei report disponibili, è possibile visualizzare le informazioni per previsione totale o per sottomodello.

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