Offboarding in Backup di Microsoft 365

Per interrompere l'uso dello strumento Backup di Microsoft 365, è necessario offboarding dell'utilizzo. Questa azione include la sospensione e l'eliminazione di tutti i criteri attivi e l'eliminazione di tutti i dati di cui è stato eseguito il backup. Puoi avviare l'offboarding in due modi:

• Disabilitare lo strumento nel pannello di impostazione della fatturazione con pagamento in base al consumo in cui è stato abilitato per la prima volta.

• Se l'account di fatturazione non è integro.

Offboarding di siti, cassette postali o utenti specifici

Per essere conformi alle normative GDPR, eliminare i backup di siti, cassette postali o utenti specifici usando la funzionalità di offboarding.

Per eseguire l'offboarding di un sito, una cassetta postale o un utente, seguire questa procedura:

1. Passare alla scheda Elementi rimossi e individuare il sito, la cassetta postale o l'utente di cui si vuole eseguire l'offboarding.
2. Selezionare l'elemento, quindi scegliere Elimina backup siti o Elimina backup, a seconda del tipo di elemento.
3. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo di conferma, leggere attentamente le informazioni e le avvertenze. Inserisci il tuo indirizzo di posta elettronica nel campo di conferma per verificare la richiesta di eliminazione.
4. Conferma l'azione per procedere.
5. Dopo aver inviato la richiesta di eliminazione, l'elemento viene spostato dalla scheda Elementi rimossi alla scheda Elementi eliminati definitivamente .
6. Monitorare l'avanzamento del processo di offboarding nella scheda Elementi eliminati definitivamente. Al termine del processo, il backup viene eliminato definitivamente dal Backup di Microsoft 365.

Per annullare l'offboarding durante il periodo di tolleranza:

Se è necessario annullare la richiesta di offboarding durante il periodo di tolleranza, seguire questa procedura:

1. Passare alla scheda Elementi eliminati definitivamente .
2. Selezionare il sito, la cassetta postale o l'utente per cui si vuole annullare l'offboarding.
3. Scegliere l'opzione Annulla eliminazione .
4. Confermare l'azione quando richiesto.
5. Il processo di offboarding viene annullato. L'elemento selezionato torna alla scheda Elementi rimossi e rimane nello stato rimosso precedente.

Offboarding del periodo di annullamento del ripristino

Se l'offboarding dal Backup di Microsoft 365 inizia a causa di una richiesta esplicita da parte dell'utente o di uno stato di fatturazione non integro, iniziano i periodi di tolleranza indicati nella tabella seguente.

Se riporti la fatturazione a uno stato integro o chiedi al supporto tecnico di annullare l'offboarding, puoi usare di nuovo lo strumento e non perderai alcun backup.

Eseguire il backup dell'approvazione dell'azione critica

Alcune azioni sui dati di backup sono difficili da annullare. La riduzione del periodo di tolleranza per l'offboarding di un elemento accelera l'eliminazione definitiva del relativo backup. L'approvazione delle azioni critiche di backup protegge le azioni come questa con una regola delle due persone: un'azione critica non può procedere finché almeno due approvatori indipendenti non approvano la richiesta specifica. L'approvazione è necessaria per la richiesta sottoposta ai responsabili approvazione e si applica solo agli elementi in tale richiesta.

In questa versione, l'approvazione dell'azione critica di backup blocca un'azione: ridurre il periodo di tolleranza per l'offboarding per elementi specifici da 90 giorni a sette giorni. Un amministratore richiede il periodo di tolleranza più breve per gli elementi già presenti nella finestra di tolleranza per l'offboarding e la riduzione si applica solo dopo che la richiesta ha raggiunto il quorum di approvazione.

Come funziona l'approvazione

• Elenco degli approvatori. Il tenant mantiene un elenco di almeno due approvatori che detengono il privilegio di approvazione. Non puoi richiedere un'azione critica finché non configuri l'elenco.
• Quorum di due. Ogni richiesta richiede due approvazioni da parte di responsabili approvazione anziani. Quando vengono configurati esattamente due approvatori, l'approvazione del richiedente viene conteggiata per il quorum. Quando vengono configurati tre o più approvatori, il richiedente viene escluso e altri due approvatori devono approvare.
• Finestra di aging. Un responsabile approvazione appena nominato deve attendere attraverso una finestra di aging fissa di due giorni prima di poter approvare. La finestra di aging consente di notare un account approvatore non autorizzato.
• Durata della richiesta. Una richiesta rimane aperta per 30 giorni. Se non raggiunge il quorum entro tale periodo, scade e i dati non cambiano. Il richiedente può annullare una richiesta in qualsiasi momento mentre è in sospeso.
• Impostazione predefinita fail-safe. Mentre vengono configurati meno di due approvatori di età, il tenant rimane nel periodo di tolleranza di 90 giorni e le nuove richieste di eliminazione più rapida vengono bloccate.

Ruoli idonei

Un responsabile approvazione deve ricoprire uno dei ruoli seguenti. Solo un Amministrazione globale o un Amministrazione di backup può gestire l'elenco nominando o rimuovendo gli approvatori. Gli approvatori che ricoprono gli altri ruoli possono approvare o rifiutare le richieste, ma non possono modificare l'elenco.

• Amministrazione globale
• Backup Amministrazione
• Amministratore di SharePoint
• Amministratore di Exchange
• Amministrazione di SharePoint Backup
• Amministratore di backup di Exchange (Amministrazione)

Configurare l'elenco degli approvatori

È possibile configurare l'elenco come Amministrazione globale o Amministrazione di backup. Un amministratore non può aggiungere se stesso come responsabile approvazione.

1. Vai all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
2. Seleziona Impostazioni, quindi seleziona Backup di Microsoft 365 dall'elenco dei prodotti.
3. Nella pagina Backup di Microsoft 365, selezionare Impostazioni, quindi selezionare Approvazione azione critica di backup.
4. Selezionare Nomina approvatori, selezionare almeno due amministratori idonei e quindi confermare. Ogni candidato diventa immediatamente un approvatore e riceve una notifica.
5. Attendere il passaggio dell'intervallo di 2 giorni per il secondo responsabile approvazione. Quando almeno due approvatori sono invecchiati, l'elenco viene inserito e viene visualizzata una conferma del completamento della configurazione.

Richiedere un'eliminazione più rapida

Qualsiasi amministratore idoneo può richiedere un'eliminazione più rapida. La richiesta si applica solo agli elementi che si trovano attualmente nella finestra di tolleranza per l'offboarding.

1. Nella pagina Backup di Microsoft 365, selezionare la metrica Elementi eliminati definitivamente per aprire il pannello di eliminazione.
2. Selezionare uno o più elementi con lo stato Elimina iniziato . Gli elementi sono organizzati per carico di lavoro nelle sottoschede SharePoint, OneDrive ed Exchange.
3. Selezionare Riduci il periodo di tolleranza a 7 giorni. Questa opzione non è disponibile quando sono configurati meno di due approvatori di età e un banner informativo ti collega alla configurazione dell'elenco.
4. Nella finestra di dialogo di conferma, esaminare l'avviso che indica che questa azione accelera l'eliminazione definitiva, immettere l'indirizzo e-mail di accesso per confermare e inviare la richiesta.
5. Gli elementi selezionati passano a uno stato di approvazione in sospeso mentre la richiesta attende il quorum di approvazione.

Rivedere e approvare o rifiutare una richiesta

Un responsabile approvazione invecchiato può approvare una richiesta. Prima di agire, esaminare gli elementi, le approvazioni ricevute finora e la tempistica della richiesta. Ogni approvatore può agire una sola volta e l'azione è finale.

1. Nella pagina Backup di Microsoft 365, selezionare Impostazioni, quindi selezionare Approvazione azione critica di backup.
2. In Richieste di approvazione selezionare Rivedi & approva per la richiesta su cui si vuole agire.
3. Esaminare i dettagli della richiesta, inclusi gli elementi nella richiesta, chi l'ha richiesta, le approvazioni ricevute e la tempistica. Per scaricare l'elenco di elementi, selezionare Esporta elenco.
4. Per approvare, selezionare Approva riduzione. Questo controllo è concepito come un'azione distruttiva. Quando viene registrata la seconda approvazione, la pianificazione dell'eliminazione di 7 giorni si applica immediatamente agli elementi validi nella richiesta.
5. Per rifiutare, selezionare Rifiuta. Il rifiuto consiste in un rifiuto esplicito personale e non chiude la richiesta. Gli altri approvatori, inclusi quelli aggiunti successivamente, possono comunque approvare prima della scadenza della richiesta.

Annullare un periodo di tolleranza abbreviato

Il ripristino del periodo di tolleranza originale di 90 giorni per un elemento è una direzione sicura, pertanto non richiede l'approvazione. Qualsiasi amministratore può ripristinare un elemento interessato al periodo di tolleranza di 90 giorni in qualsiasi momento prima che l'elemento venga eliminato definitivamente. Dopo l'eliminazione di un elemento, l'eliminazione non può essere annullata.