Configurare la posta elettronica

Le persone nelle aziende inviano ogni giorno informazioni e documenti, come ordini vendita e acquisto e fatture, tramite e-mail. Gli amministratori possono collegare uno o più account di posta elettronica a Business Central, quindi puoi inviare documenti senza dover aprire un'app di posta elettronica. È possibile comporre ogni messaggio individualmente con strumenti di formattazione di base, ad esempio caratteri, stili, colori e così via, e aggiungere allegati con dimensioni fino a 100 MB. Inoltre, i layout di report consentono agli amministratori di includere solo le informazioni chiave dei documenti. Ulteriori informazioni in Inviare documenti via e-mail.

La posta elettronica in Business Central è solo per l'invio di messaggi, ad eccezione di agenti di intelligenza artificiale come Agente ordine vendita o Agente fornitori. Per gli utenti, non è disponibile alcuna funzionalità di posta in arrivo o risposta in Business Central. Gli agenti, d'altra parte, possono monitorare e leggere i messaggi di posta elettronica in arrivo in un account di posta elettronica specifico, quindi formulare e inviare risposte.

Requisiti

Ci sono un paio di requisiti per l'impostazione e l'utilizzo delle funzionalità di posta elettronica.

• Per configurare la posta elettronica, è necessario disporre del set di autorizzazioni SETUP EMAIL. Per altre informazioni, vai a Assegnare autorizzazioni a utenti e gruppi.
• Tutti coloro che utilizzeranno le funzionalità di posta elettronica devono disporre di una licenza completa di Business Central. Ad esempio, gli amministratori delegati e gli utenti guest non possono usare l'account di posta elettronica del tenant.
• Chiunque utilizzi le funzionalità di posta elettronica deve disporre di una licenza a pagamento valida per Exchange Online. In caso contrario, non possono usare alcune funzionalità. Ad esempio, non possono inviare messaggi di posta elettronica perché Exchange rifiuta i loro messaggi. Non è possibile utilizzare licenze di prova.

Aggiungere account di posta elettronica

È possibile aggiungere account di posta elettronica tramite estensioni che consentono agli account di diversi provider di connettersi a Business Central. Le estensioni standard consentono di usare gli account di Microsoft Exchange Online. Tuttavia, potrebbero essere disponibili altre estensioni che ti consentono di collegare account di altri provider, come Gmail.

Puoi specificare scenari aziendali predefiniti in cui utilizzare l'account di posta elettronica per inviare messaggi di posta elettronica. Ad esempio, è possibile specificare che tutti gli utenti inviino documenti di vendita da un account e documenti di acquisto da un altro. Ulteriori informazioni in Assegnare scenari di posta elettronica ad account di posta elettronica.

La tabella seguente descrive le estensioni di posta elettronica disponibili per impostazione predefinita.

Le estensioni Microsoft 365 Connector e Current User Connector usano gli account configurati per gli utenti nell'interfaccia di amministrazione Microsoft 365 per la sottoscrizione Microsoft 365. Per inviare messaggi di posta elettronica usando le estensioni, gli utenti devono avere una licenza valida per Exchange Online. Inoltre, negli ambienti sandbox queste estensioni, inclusa l'estensione Outlook API REST, richiedono che l'impostazione Allow HttpClient Requests sia abilitata. Per verificare se l'impostazione è abilitata per queste estensioni, passare alla pagina Gestione estensioni , scegliere l'estensione e quindi scegliere l'opzione Configura .

Gli utenti esterni, ad esempio amministratori delegati e contabili esterni, non possono usare queste estensioni per inviare messaggi di posta elettronica da Business Central.

Usa SMTP

Se si desidera usare il protocollo SMTP per inviare e-mail da Business Central, è possibile usare l'estensione del connettore SMTP. Quando si configura un account che usa SMTP, il campo Tipo di mittente è estremamente importante. Se si sceglie Utente specifico, i messaggi e-mail vengono inviati usando il nome e altre informazioni dell'account che si sta configurando. Se invece si sceglie Utente corrente, i messaggi e-mail vengono dall'account e-mail specificato per l'account di ciascun utente. L'utente corrente è simile alla funzione Invia come. Per altre informazioni, vai a Utilizzare un indirizzo mittente sostitutivo nei messaggi di posta elettronica in uscita.

Usa la guida alla configurazione assistita dell'email

La guida al setup assistito Configurare la posta elettronica può consentirti di utilizzare rapidamente la posta elettronica.

1. Selezionare Cerca (ALT+Q) nell'angolo in alto a destra, immettere Configura account di posta elettronica e quindi scegliere il collegamento correlato.
2. Compilare i campi in base alle esigenze. Passare il mouse su un campo per leggere una breve descrizione.

Assegnare scenari di posta elettronica ad account di posta elettronica

Gli scenari di posta elettronica sono processi che implicano l'invio di un documento. Ad esempio, un ordine di vendita o di acquisto o una notifica, come un invito a un contabile esterno. È possibile utilizzare account di posta elettronica specifici per scenari specifici. Ad esempio, è possibile specificare che tutti gli utenti inviino documenti di vendita sempre da un account, documenti di acquisto da un altro account e documenti di magazzino o di produzione da un terzo account. Puoi assegnare, riassegnare e rimuovere scenari quando vuoi. Uno scenario può essere assegnato solo a un account e-mail alla volta. L'account e-mail predefinito viene usato per tutti gli scenari che non sono assegnati a un account.

Sulla pagina Assegnazione scenario e-mail puoi scegliere l'azione Imposta allegati predefiniti per aggiungere allegati a scenari di posta elettronica. Gli allegati sono sempre disponibili quando si compone un messaggio di posta elettronica per un documento correlato allo scenario. Ogni scenario di posta elettronica può avere uno o più allegati predefiniti. Gli allegati predefiniti vengono aggiunti automaticamente ai messaggi e-mail per lo scenario e-mail. Ad esempio, quando si invia un ordine di vendita tramite posta elettronica, viene aggiunto l'allegato predefinito specificato per lo scenario Sales Order. Gli allegati predefiniti vengono visualizzati nella sezione Allegati in fondo alla pagina Componi un messaggio e-mail. È possibile aggiungere manualmente allegati non predefiniti al messaggio di posta elettronica.

Impostare i criteri di visualizzazione

Puoi controllare i messaggi di posta elettronica a cui un utente può accedere nelle pagine Posta in uscita e Posta elettronica inviata.

In Criteri di visualizzazione dei messaggi e-mail utente, scegli un utente, quindi scegli una delle seguenti opzioni nel campo Criteri di visualizzazione e-mail:

• Visualizza messaggi e-mail personali: l'utente può visualizzare solo i propri messaggi e-mail.
• Visualizza tutti i messaggi e-mail: l'utente può visualizzare tutti i messaggi e-mail, inclusi quelli inviati da altri utenti.
• Visualizza se l'accesso a tutti i record correlati: si usano questi criteri di visualizzazione se non ne sono specificati altri. Un utente può visualizzare i messaggi e-mail inviati da altri utenti se l'utente ha accesso al record inviato e a tutti i record correlati. Ad esempio, l'utente A ha inviato una fattura vendita registrata a un cliente. L'utente B può accedere al messaggio di posta elettronica se ha accesso sia alla fattura che al cliente.
• Visualizza se l'accesso ai record correlati: l'utente può visualizzare i messaggi e-mail inviati da altre persone se l'utente ha accesso ad almeno un record correlato a quello inviato. Ad esempio, l'utente A ha inviato una fattura vendita registrata a un cliente. L'utente B può accedere al messaggio di posta elettronica se ha accesso alla fattura o al cliente.

Specificare quanti messaggi un account può inviare al minuto

Alcuni provider di posta elettronica (ISP) limitano il numero di messaggi di posta elettronica che un account di posta elettronica può inviare in una sola volta, entro un certo periodo di tempo o entrambi. Questa procedura, nota come limitazione della posta elettronica, aiuta gli ISP a controllare il traffico nei server e a prevenire la posta indesiderata. Se un account e-mail supera il limite, l'ISP potrebbe bloccare i messaggi. Per assicurarti che il numero di messaggi che invii da Business Central sia conforme al limite del tuo ISP, specifica il limite per ciascuno dei tuoi account di posta elettronica.

Il limite predefinito per i tipi di account Microsoft 365 e Utente corrente è 30, che corrisponde al limite impostato da Exchange Online.

Il limite può essere specificato in alcuni modi:

• Quando utilizzi la guida al setup assistito Configurare la posta elettronica per creare un nuovo account, specifica il limite nel campo Limite di frequenza al minuto.

• Per gli account di posta elettronica esistenti, specificare:

  • Il numero di messaggi che un account può inviare al minuto nel campo Limite frequenza e-mail dell'account.
  • Il numero massimo di messaggi che un account può inviare simultaneamente nel campo Limite di concorrenza e-mail. Per impostazione predefinita, il limite è 3, ma è possibile consentirne fino a 10.

Configurare testi email e layout riutilizzabili

È possibile utilizzare i report per includere informazioni chiave di documenti vendita, acquisto e assistenza nei testi per le e-mail. I layout di report definiscono lo stile e il contenuto del testo nell'e-mail. Ad esempio il contenuto potrebbe includere testi come un saluto o istruzioni che precedono le informazioni sul documento. Questa procedura descrive come configurare il report Vendite - Fattura per fatture vendita registrate, ma il processo è simile per altri report.

1. Selezionare Cerca (ALT+Q) nell'angolo superiore destro, immettere Selezioni report - Vendite e quindi scegliere il collegamento correlato.

2. Nella pagina Selezione report - Vendite, nel campo Utilizzo selezionare Fattura.

3. In una nuova riga nel campo ID report selezionare ad esempio il report standard 1306.

4. Seleziona la casella di controllo Utilizza per corpo e-mail.

5. Scegli il campo Descrizione layout corpo e-mail e seleziona un layout dall'elenco.

6. Per visualizzare o modificare il layout su cui si basa il testo dell'e-mail, seleziona il layout nella pagina Layout report personalizzati, e scegli l'azione Esporta layout. Se personalizzi il layout, utilizza l'azione Importa layout per caricare il nuovo layout.

   Annotazioni

   Per personalizzare un layout di report standard, ad esempio 1.306, è necessario creare una copia del report. Business Central consente di creare una copia quando si importa un layout personalizzato per un report standard. Il nome del nuovo layout del report personalizzato è preceduto da "Copia di".

7. Se desideri consentire ai clienti di utilizzare un servizio di pagamento, come PayPal, dovrai configurare il servizio. Successivamente, le informazioni e il collegamento PayPal vengono inseriti nel testo dell'e-mail. Per ulteriori informazioni, vedi Abilitare pagamenti clienti tramite PayPal.

8. Scegliere il pulsante OK.

Ad esempio, quando si sceglie l'azione Invia nella pagina Fattura vendite registrate , il corpo del messaggio di posta elettronica contiene le informazioni del documento del report 1306. Le informazioni sono precedute da testo standard in stile in base al layout del report selezionato nel passaggio 5.

Utilizzare un indirizzo mittente sostitutivo nei messaggi di posta elettronica in uscita

Se si utilizza l'estensione del connettore SMTP, puoi utilizzare le funzionalità Invia come o Invia per conto di dal servizio di Microsoft Exchange per modificare l'indirizzo del mittente nei messaggi in uscita. Business Central usa l'account SMTP per eseguire l'autenticazione a Exchange, ma sostituisce l'indirizzo del mittente con quello specificato o lo modifica con "per conto di".

Quando configuri un account e vuoi utilizzare le funzionalità Invia come o Invia per conto di Exchange, nel campo Tipo di mittente scegli Utente specifico.

In alternativa, puoi scegliere Utente corrente per consentire alle persone di inviare messaggi tramite il connettore SMTP. Il messaggio sembra essere inviato dall'account e-mail specificato nel campo E-mail di contatto sulla scheda utente per l'utente con cui ha effettuato l'accesso. Tuttavia, funziona in modo simile alla funzionalità Invia come e viene inviato dall'account specificato nell'installazione del connettore SMTP.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di utilizzo di Send As e Send on Behalf in Business Central:

• È possibile che gli ordini di acquisto o di vendita che invii a fornitori e clienti sembrino provenire da un indirizzo noreply@yourcompanyname.com.
• Quando il flusso di lavoro invia una richiesta di approvazione tramite e-mail utilizzando l'indirizzo e-mail del richiedente.

Impostare profili di invio documenti

Puoi risparmiare tempo impostando un metodo preferito di invio dei documenti di vendita per ciascuno dei tuoi clienti. L'impostazione di un metodo preferito significa che non è necessario selezionare un'opzione di invio ogni volta che si invia un documento. Ad esempio, ad esempio se inviare il documento tramite posta elettronica o come documento elettronico. Per ulteriori informazioni, vedi Impostare profili di invio documenti.

Facoltativo: configurare la registrazione tramite posta elettronica in Exchange Online

Ottieni di più dalle comunicazioni tra i venditori e i clienti esistenti o potenziali. Puoi tenere traccia degli scambi di e-mail e trasformarli in opportunità attuabili. Altre informazioni in Tenere traccia degli scambi di messaggi e-mail tra venditori e contatti.

Facoltativo: monitora l'utilizzo della posta elettronica e risolvi i problemi relativi alla posta elettronica con la telemetria

Gli amministratori possono attivare la funzione di telemetria in Business Central per ottenere dati sull'utilizzo e sui guasti di diverse funzionalità. Per la posta elettronica, registriamo le seguenti operazioni:

• E-mail inviata correttamente
• Un tentativo di inviare un'e-mail non è riuscito
• Autenticazione a un server SMTP riuscita/fallita
• Connessione a un server SMTP riuscita/fallita

Ulteriori informazioni su Analisi della telemetria e-mail (contenuto amministrativo).

Configurazione della posta elettronica per Business Central locale

Business Central locale può integrarsi con i servizi basati su Microsoft Azure. Ad esempio, è possibile usare Cortana Intelligence per previsioni di flusso di cassa più intelligenti, Power BI per visualizzare l'azienda e Exchange Online per l'invio di messaggi di posta elettronica. L'integrazione con questi servizi si basa su una registrazione dell'app in Microsoft Entra ID. La registrazione dell'app fornisce servizi di autenticazione e autorizzazione per le comunicazioni. Per utilizzare le funzionalità di posta elettronica in Business Central locale, è necessario registrare Business Central come app nel portale di Azure e quindi connettere Business Central alla registrazione dell'app. Nelle sezioni successive viene descritto come effettuare tali operazioni.

Creare una registrazione dell'app per Business Central nel portale di Azure

I passaggi per registrare Business Central nel portale di Azure sono descritti in Registrare un'applicazione in Microsoft Entra ID.

Le impostazioni specifiche delle funzionalità di posta elettronica sono le autorizzazioni delegate concesse alla registrazione dell'app. La tabella seguente elenca le autorizzazioni minime.

Se utilizzi un connettore SMTP e desideri utilizzare OAuth 2.0 per l'autenticazione, le autorizzazioni sono leggermente diverse. La tabella seguente elenca le autorizzazioni.

Quando si crea una registrazione dell'app, prendere nota delle seguenti informazioni. È possibile usarlo per connettere Business Central alla registrazione dell'app.

• ID applicazione (client)
• URI di reindirizzamento (facoltativo)
• Segreto del client

Per le linee guida generali per la registrazione di un'app, vedere Avvio rapido: registrare un'applicazione con la piattaforma di identità Microsoft.

Se si verificano problemi durante l'uso del protocollo SMTP per inviare messaggi di posta elettronica dopo la connessione di Business Central alla registrazione dell'app, potrebbe essere dovuto al fatto che l'autenticazione SMTP non è abilitata per il tenant. Ti consigliamo di utilizzare invece i connettori di posta elettronica Microsoft 365 e Utente corrente, perché utilizzano le API di Microsoft Graph Mail. Tuttavia, se è necessario utilizzare il protocollo SMTP, puoi abilitare SMTP AUTH. Per altre informazioni, vai a Abilita o disabilita l'invio SMTP al client autenticato (SMTP AUTH) in Exchange Online.

Connettere Business Central alla registrazione dell'app

Dopo aver registrato l'applicazione nel portale di Azure, in Business Central, utilizzare la pagina Registrazione dell'applicazione Microsoft Entra e-mail per connettere Business Central alla stessa.

1. In Business Central selezionare Cerca (ALT+Q) nell'angolo in alto a destra, immettere Email Microsoft Entra application registration (Registrazione dell'applicazione Microsoft Entra) e quindi scegliere il collegamento correlato.
2. Compilare i campi in base alle esigenze. Passare il mouse su un campo per leggere una breve descrizione.

Informazioni pertinenti

Caselle di posta condivise in Exchange Online
Collaborare con Business Central
Configurazione di Business Central
Inviare documenti tramite e-mail
Personalizzazione di Business Central con le estensioni
Usare Business Central come cassetta postale aziendale in Outlook
Ottenere Business Central sul mio dispositivo mobile
Ottenere Business Central sul mio dispositivo mobile
Analisi della telemetria e-mail (contenuto amministrativo)

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui